《Google工作整理术》_读书笔记_5500字

《Google工作整理术》_读书笔记5500字

嘈杂的世界里，人们每天都被大量的信息影响着。然而很多时候，只有那些我们予以关注的信息才是重要的。作者通过自己在Google公司的多年工作经验，向我们建议了如何更有序、更高效、更轻松的工作和生活。

本书主要分为三个部分：

第一部分，讨论的对象是每一个个体，希望人们可以有有序的工作和生活，有目标并能突破制约的存在：

让工作生活不再混乱：

* 努力展望技术会给你的生活带来怎样的改变，而不是等到这些变化成为不可撼动的惯例之后还是不理不睬。’

* 利用那些经济便捷的技术（诸如快速互联网接入、视频会议等）在家工作，起码是部分时间在家工作。

* 为了避开交通拥堵，跟老板商量调整你的上下班时间。

* 如果家里有孩子，跟街坊邻居一起组织一个暑假游戏组，让家长轮流负责照看孩子。

* 送孩子去上暑假班，尽管这样很可能会让孩子以后报怨你。

* 考虑搬家，离单位、学校、教堂和商场更近一些，把路途中浪费的时间和资源减到最少。

* 切勿掉进“知识就是力量”的陷阱。跟别人分享自己的知识，邀请他们也给予分享。如此一来，人人都会把工作做得更好。

* 跟别人一道，最好是不同于自己的那些人，共同寻找解决自己那片天地里某些重大问题的便捷办法。

突破制约

* 无论是身体的、心理的还是社会强加给我们的制约，我们人人都有自己面临的独特制约。

* 为了更好地实现有序组织，充分理解你面对的制约和挑战是十分重要的：制约来自何处，它们是实际存在的还是主观假想的，这些制约如何对你造成影响，你对它们能够切实做些什么。

* 有两大类制约：可能是真也可能是假的假想制约，实实在在的真实制约。了解二者之间的差异至关重要，这样你才不会因为力图克服那些并不存在的制约而浪费时间和精力。

* 很难确定我们面临的真实制约是什么，因为我们在对自己和环境进行客观评价方面真的很差劲。这正是需要我们请求别人帮忙的时候。

* 在那些真实制约当中，有些在我们的控制范围之内。其他那些可以缓解，却无法完全克服。另外还有一些制约完全就在我们的控制之外。我们越早辨别出那些制约的性质，我们就可以越早停止在不可能产生积极结果的事情上浪费时间。

* 要懂得什么时候可以忽略自己的制约。找出经验技巧和现成资源之类优势，在你的制约和优势之间进行权衡比较。还要考虑到可能面临的风险。假如忽略制约，最坏的情况是什么？无论要做什么样的决定，尽量不要让非理性的害怕占据主导。害怕是一种情感制约，经常是最可忽略的因素。

* 在不可预料的意外发生之前，对于那些面临压力时还会变本加厉的制约，要及早辨别并准备好绕开它的有效策略，这是十分重要的。假如要面临一场危机，通过这种方式，你可以更好地应对。

设定清晰地目标：

* 对目标（以及实现目标的行动计划）有一个清晰的认识，可以为你做的每一件事提供背景和目的，可以帮你更加有效地安排自己的行为。

* 知道自己的目标，就更容易知道哪些事情重要，哪些事情不重要，哪些信息需要记在脑子里，哪些信息不需要记住。这会让高效工作、井然有序的目标更容易实现。

* 对自己的目标有一个明确而详尽的认识至关重要。目标越明确、越详尽，实现起来就越容易，结果的衡量也越容易。

* 对于目标产生的结果，要学会灵活变通，这样就可以保持开放状态，如果第一种办法不成功，随时可以找到实现目标的新途径。

* 为了确定明确详尽的目标，要问自己几个此类问题：我真正需要首先实现的目标是什么？我为什么要实现这个目标？如果我不这么做，会出现什么情况？我必须采取的行动是什么？

* 面对一项重要任务或一个重大项目，一旦你知道了自己的目标和与此相关的制约，在动手工作之前，要留出些时间，理清思路，轻装上阵。然后要最终决定该不该承担这项任务，要不要委托或请求别人帮忙。

* 计划越宏大，你的决定可能就越大，事项也越多。遗憾的是，我们很不擅长做决定。不过，我们可以学会克服这一弱点，起码可以通过学习来弥补决策技巧的不足。

在第二部分，作者总结有关有序组织的技巧、技术和策略。强调了搜索，归类和管理的重要性，

搜索的重要性：

* 每个人的组织模式不是一模一样的。“同一套组织方法放之四海而皆准”的观念源远流长，这种组织方法没有考虑我们的个体差异、个体经验、个体制约和个体弱点。

* 鉴于过去几年间出现的种种技术进步，以往那些旧的组织规则已经过时了，再也无法满足我们今天的需要了。

* 我们今天需要的是一种全新的有序组织方法，这种方法能够辨别我们的个体差异，考虑我们自身的制约和弱点，充分利用无所不在的可能技术。这种新式组织方法甚至赋予我们脱离组织的自由。

* 搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力，也用不着为了找到重要信息而劳神费力。我们要做的所有工作就是搜索。

* 因为有了搜索功能，你再也不必像以前组织管理有形文件一样进行分门别类地存放，所有的电子资料可以在计算机中任意存储。

* 搜索是我们今天需要采用的组织方法的基础。即使在5年之前，这些办法都不可能用得上，因为直到最近我们才拥有这些组织方法需要用到的工具。· 学会使用计算机搜索，这是十分重要的，因为这已经成了我们日常生活中必不可少的组成部分。

* 对搜索技术理解得越透彻，你滤除次要信息的效果就越好，速度就越快，这样你就可以集中精力解决核心问题。

* 没有哪两个搜索引擎的运行机制是一模一样的。在不同的搜索引擎上使用同样的条件搜索，可能得到不同的搜索结果，原因就在于此。

* 很多简单易行的办法有助于Google搜索，从而获得最佳搜索结果。学会这些搜索窍门，可以节省时间和精力，最重要的是，可以获得自己需要的信息。

信息的过滤选择：

* 鉴于每天都有大量信息汹涌而来，只把真正需要记忆的内容记住，这是十分重要的。清除杂乱信息的第一步就是过滤。

* 为了实施信息过滤，在阅读之前或者阅读过程当中，尽量明确围绕这些信息需要实现的目标。不管是一本书、一篇文章、一个网帖，还是一堆邮件，都应对相关材料进行通读。根据此前设定的目标，立足对信息所做的不同处理，将其分门别类：可以忽略的内容，记下来以备今后复习的内容，以及需要当场记住的内容。也可以根据有关信息的背景，把需要记住的信息划分成更小的类别。

* 明确获取信息的目标，有助于组织信息，同时也有助于记忆信息。因为知道自己今后计划如何使用信息，你就能形成有关这一信息的背景，或编成一个故事，而这些做法都有助于记住信息。

* 如果没有目标，过滤会更困难，不过，也能实施过滤。重复和回顾通常可以帮你确定目标。

* 要么用笔记下来，要么重读有关内容，重复的方式都能加强记忆效果。每周都抽出一定的时间，回顾温习本周搜集的信息—会议记录、电子邮件、收藏网页，如此等等。需要关注某个主题的时候，再次回顾温习相关信息，有助于记住这些信息。需要用到信息的时候能够轻松记起，就会更加有条不紊，也更容易取得成功。

* 只要有可能，就把大块信息（或行动）分解成小块。这样一来，就不会感觉那么困难，而且也能提高记住相关信息的可能性。此外，信息分解会让你找出其中的规律和主题，从而可以在目标的指引下，采用最有效的方式来组织信息。

* 尽早根据自身情况开始养成信息过滤习惯。万一今后在危急之中面临信息冲击，信息过滤会让你处乱不惊，有条不紊。

何时使用纸质工具：

* 记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。

* 如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。

* 如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个办法简便易行，可以帮助你理清思路。

* 要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例，管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。

* 把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件，以提示自己这些文件放在哪里，同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置，也可以把电子邮件抄送给他们。

* 随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候，你可能需要这样一个小本来快速记事。

什么时候选用数字工具：

* 当有很多随机信息的时候，或者需要与别人共享信息的时候，应该首选数字化信息存储，而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储，会有更多的信息访问方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易实现。

* 虽然应该保存（诸如遗嘱与合同之类）重要文件或机密文件的纸质版本，但也应该留存其电子版本，以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。

* 可以考虑把较为重要的文档存放到网上，这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。

* 如有可能，尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地做记录。这还能提供一个可搜索的书面文档，便于与别人共享。

Gmail存储信息:

* 对数字信息而言，脚手架是存储信息、组织信息及搜索信息的一种数字化工具。Gmail是一种近乎理想的脚手架，该工具简单易用，不收费用，容量极大。

* Gmail使用的是标签功能，类似于文件夹，却比文件夹更有效、更灵活。Gmail可以给一个邮件添加多个标签，然后根据指定的标签过滤邮件，这种功能在文件夹中无法实现。

* Gmail会给所有邮件添加上下文背景，因为它会把邮件划分成不同的会话。通过会话功能，你可以迅速弄明白一个邮件的缘起和发展，中间有谁参与，最新发言是什么。

* 在Gmail邮箱地址后面填个“+”，只把这个地址留给特定的发件人，就可以自动过滤来自这些发件人的邮件。

* Gmail的星号功能可以给那些需要后续处理的邮件加上形象直观的提示。查看带有星号的邮件，实际上就是随时掌握一个不断更新的待办事项清单。

* 每天至少查看一下带星号的邮件，以此确保做出必要的处理。

* 可以使用Gmail给自己和他人发送纸质文件保存位置的提示信息，也可以用来保存和搜索原始文档的数字化备份。

在第三部分，讨论如何进行有序组织。

专注于一件事情：

* 你正处于一种特定环境之中，或者正全神贯注于克服一个挑战，或者正集中精力处理一组信息，随后去做一些毫不相干的事情，这就是转换思维。

* 转换思维的时候，大脑必须要把短期记忆中的当前内容转移到长期记忆中，以便为新信息腾出空间。这样一来，有些信息就会丢失。

* 思维转换次数越多，各种思维背景之间的关联度就越低，大脑的工作难度就越大。

* 你无法消除思维转换，但是可以减轻转换造成的影响。例如：

随手给自己加上以后转换思维时需要参照的注解，这样思维转换更容易完成。 把类似的任务或会议安排在一起。

分辨是哪些分神因素导致频繁进行并不必要的思维转换，然后减少这些因素。 定期查收电子邮件，而不是让它们随时破坏你聚精会神的状态。

需要心无旁骛的时候，关闭电话振铃声，隐藏来电显示，让自己不会因想知道谁来电话、为什么来电话而好奇不已—这本身就是一个背景切换。

如果在隔间里工作，需要赶任务的时候，挂上一个写有“请勿打扰”的牌子。戴上耳塞，阻止环境噪声干扰自己。背对隔间入口而坐，避免旁边走过的人分散自己的注意力。 每个工作日都给自己留出点时间，哪怕只有10～15分钟。在共享日程表中留出这块时间，就不会有人在这段时间打扰你。

对每个提议召开的会议，都要考虑一下召开的必要性。要确保开会有明确的目标，并且与会者都能理解这个目标。事先发放相关资料，有助于别人进入主题。

把工作和生活完美融合

* 很多人在考虑如何把工作安排得井井有条的时候，“工作生活两不误”是其心中的理想目标。然而，考虑到我们今天生活的这个世界，那只能是一个不切实际的目标。

* 在谈到“工作生活两不误”的时候，大多数人其实是想“少点工作”。不过，在今天这种高度竞争、密切联系的环境中，那的确是不可能的事情。更现实的目标是通过某种方式把工作和生活融为一体，这种方式能让你减轻压力、消除怨愤、提高效能，而且也能让你更好地同步体验生活中的乐趣和挑战。

* 把工作和生活融为一体，需要以不同的方式来思考和认识二者。首先，要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事。相反，要接受这样的事实：有时候我们拼命工作，有时候我们尽情玩乐。工作未必要给生活让路，正如生活未必要凌驾于工作之上一样。

面对意外事件和风险：

* 在面临意想不到的重大挑战时，生活中的任何事情都会变成严峻考验。在这种情况下，尤其难以做出不受情绪影响的合理决定。你无法做到专心致志。你会因为压力大而健忘，同样也会因为健忘而压力大。换句话说，你跌到了谷底。

* 要接受这样的事实：在承受巨大压力的时候，你会犯错误。这种错误会比一般情况下会犯的还要严重。应该尽可能地绕开这种制约，尤其应该借由来自朋友、同事和你信任的任何人的帮助，达到这个目的。· 多跟那些不同于自己的朋友沟通交流，这在艰难时期更加重要。在你不够坚强的时候，你需要他们足够坚强；在你思路不清的时候，你需要他们头脑清醒。这就是朋友之间的互相帮助。

* 在你面对重大挑战的时候，典型反应就是寻求更多信息。信息有助于我们找到胜券在握、胸有成竹的感觉。不幸的是，搜集而来的全部信息铺天盖地，很容易让我们感觉无所适从。如果这些信息相互矛盾，或者超出了自己的知识范围，尤其如此。尽可能使用那些已经上手的工具去组织管理信息。对信息进行过滤筛选，给信息加上大量注解说明，跟需要信息的那些人在线共享相关内容。

* 你无法预知未来，但你可以确认正在发生的坏事表现出来的征兆。你可以未雨绸缪，以便坏事发生时，知道如何应对。

* 无论如何都要“把握当前”。在危机出现之前，如果已经做到未雨绸缪、胸有成竹，那现在就会更加从容不迫、有备无患。